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Beschwerde- und Hinweisgeberverfahren bei den Heinrich Meyer-Werken

Verantwortungsbewusstes Handeln, nachhaltige Geschäftsprozesse und ethische Prinzipien sind für unser Unternehmen von zentraler Bedeutung. Für uns bedeutet Compliance weit mehr als die reine Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – sie ist tief in unserer Unternehmenskultur verwurzelt und spiegelt unsere grundlegenden Werte wider. Dieses Engagement lebt unser Unternehmen nicht nur selbst, sondern erwartet es auch von allen Partnern, mit denen wir zusammenarbeiten.

Wir setzen auf vertrauensvolle und transparente Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartnern und Lieferanten, die bereit sind, hohe Standards in den Bereichen Rechtmäßigkeit, Menschenrechte, Umwelt- und Sozialverantwortung umzusetzen. Dabei achten wir besonders darauf, dass alle Beteiligten entlang der gesamten Lieferkette – von der Rohstoffgewinnung bis zum Endprodukt – diese Anforderungen erfüllen und kontinuierlich verbessern.

Neben der Einhaltung geltender nationaler und internationaler Gesetze, legen wir großen Wert auf die Wahrung fundamentaler Menschenrechte, faire Arbeitsbedingungen und den Schutz der Umwelt. Unser Ziel ist es, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und gemeinsam mit unseren Partnern nachhaltige Lösungen zu entwickeln, um negative Auswirkungen auf Mensch und Natur zu vermeiden.

Wir verstehen unsere Verantwortung auch darin, durch regelmäßige Schulungen, Audits und transparenten Dialog ein hohes Maß an Bewusstsein und Engagement für diese Themen zu fördern – intern wie extern. So schaffen wir die Basis für langfristige, vertrauensvolle Partnerschaften, die den Anforderungen einer modernen, nachhaltigen Wirtschaft gerecht werden.

Um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und mögliche Regelverletzungen zu vermeiden, haben die Heinrich Meyer-Werke ein strukturiertes Hinweisgebersystem eingerichtet. Dieses dient als vertraulicher Meldeweg für Hinweise auf Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder interne Vorgaben. Die interne Meldestelle wird im Auftrag der Geschäftsleitung betrieben und geht jedem eingehenden Hinweis sorgfältig und zeitnah nach. Stellt sich ein Hinweis als berechtigt heraus, werden unverzüglich geeignete Maßnahmen ergriffen, um den Verstoß abzustellen und Wiederholungen zu verhindern.

Bei dieser Verfahrensregelung finden sowohl nationale Gesetze als auch europäische Regelwerke Berücksichtigung.

Hinweisgabe

An wen richtet sich das Hinweisgebersystem?

Sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen, die Kenntnis von einem möglichen Verstoß gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften erlangt haben, können einen entsprechenden Hinweis auf einen potenziellen Verstoß im Unternehmen oder entlang der gesamten Lieferkette einreichen.

So können Sie einen Hinweis abgeben

Wenn Sie Kenntnis von einem möglichen Verstoß gegen Gesetze oder interne Regeln haben, können Sie dies über folgende Wege melden:

Per E-Mail:
hinweisgeber@hm-werke.de

Per Post:
Heinrich Meyer-Werke Breloh GmbH & Co. KG
Breloher Str. 95-101
29633 Munster

Persönlich:
Bei Ihrem persönlichen Ansprechpartner oder unter 05192/132-0

Welche Vorfälle oder Verstöße können gemeldet werden?

  • - Grundsätzlich können über unser Hinweisgebersystem sämtliche Hinweise auf potenzielle Verstöße gegen geltendes EU-Recht sowie gegen unternehmensinterne Vorschriften gemeldet werden. Dies umfasst unter anderem:

  • - Wirtschaftskriminalität wie Finanzbetrug, Unterschlagung, Geldwäsche und illegale Vermögensverschiebungen

  • - Korruption, Bestechung und sonstige Formen unlauterer Einflussnahme

  • - Interessenkonflikte, etwa durch persönliche Verflechtungen oder unsachgemäße Vorteilsgewährung

  • - Verstöße gegen arbeitsrechtliche Standards, insbesondere Diskriminierung, Mobbing, sexuelle Belästigung und andere Formen respektlosen oder rechtswidrigen Verhaltens

  • - Missachtung von Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorgaben, die die Gesundheit oder das Leben von Mitarbeitenden oder Dritten gefährden

  • - Umweltrechtsverstöße, z. B. durch unsachgemäßen Umgang mit Gefahrstoffen, Emissionen oder Abfällen

  • - Risiken und Pflichtverletzungen entlang der Liefer- und Wertschöpfungskette, etwa im Rahmen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG)

  • - Datenschutzverletzungen sowie unsachgemäße Verarbeitung oder Weitergabe personenbezogener Daten

  • - Verstöße gegen die EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) sowie gegen das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Bearbeitung einer Meldung

Wie geht es nach einer Meldung weiter?

Je nach gewähltem Meldeweg erhalten Sie innerhalb von zehn Werktagen eine schriftliche Bestätigung, dass Ihre Meldung eingegangen und dokumentiert worden ist.

Ergeben sich aus der Meldung ausreichende Anhaltspunkte für einen möglichen Verstoß, wird der Hinweis umgehend und unter strikter Beachtung aller geltenden rechtlichen Vorgaben weiterverfolgt. Dabei wird auch die unternehmensweite Compliance-Kultur berücksichtigt.

Welche Konsequenzen gehen mit einer Meldung einher

Je nach Art und Inhalt des Hinweises wird im Einzelfall entschieden, welche weiteren Maßnahmen erforderlich sind. Diese können zum Beispiel die Einleitung einer internen Untersuchung oder – bei Hinweisen im Zusammenhang mit der Lieferkette – Gespräche mit Lieferanten oder Audits vor Ort umfassen.

Die hinweisgebende Person erhält im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben eine Rückmeldung zum Stand oder Ergebnis des Verfahrens. Sollte eine Maßnahme aufgrund fehlender Hinweise nicht eingeleitet oder im Verlauf beendet werden, wird auch darüber informiert.

Sollte sich herausstellen, dass gegen geltende Gesetze oder interne Richtlinien verstoßen wurde, wird der Verstoß sofort behoben. Gleichzeitig werden alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um ein erneutes Auftreten solcher Verstöße zu verhindern, etwa durch Anpassungen der Abläufe oder personelle Veränderungen.

Wie lange dauert eine solche Prüfung?

Wir nehmen jeden Hinweis sehr ernst und bearbeiten ihn mit größter Sorgfalt und Priorität. Da die Bearbeitung vom Umfang und der Komplexität des Themas abhängt, kann es manchmal auch mehrere Monate dauern. Wir danken Ihnen herzlich für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.

Vertraulich & sicher: So schützen wir Ihre Daten

Besteht die Möglichkeit, Hinweise anonym zu übermitteln?

Im Besten Fall möchten wir mit Ihnen in Kontakt treten, um eventuelle Rückfragen zu klären. Sollte dies nicht in Ihrem Sinne sein, nutzen Sie gerne die Möglichkeit auf dem Postweg oder mithilfe einer verschlüsselten E-Mail-Adresse.

Auf welche Weise wird der Schutz der Hinweisgebenden gewährleistet?

Jegliche Benachteiligung von Personen, die einen Hinweis geben, ist streng verboten und wird nicht akzeptiert.

Sollte es trotzdem zu einer Benachteiligung kommen, stellt dies einen Verstoß gegen unsere internen Regeln sowie geltendes Recht dar. Solche Vorfälle können über die gleichen Meldewege gemeldet werden.

Nur bei vorsätzlich falschen Meldungen – etwa um andere unberechtigt zu beschuldigen – können für die hinweisgebende Person negative Konsequenzen folgen.

Wie gehen wir mit Personenbezogenen Daten um?

Die Stelle, die für die Bearbeitung der Meldungen zuständig ist, geht mit allen eingehenden Informationen vertraulich um – besonders, wenn es um personenbezogene Daten geht. Dabei gilt das Need-to-know-Prinzip: Nur diejenigen Personen oder Stellen, die die Infos wirklich zur Bearbeitung brauchen, bekommen Zugriff darauf. Die Identität von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern wird nicht weitergegeben, sofern das gewünscht und gesetzlich erlaubt ist. Gesetzliche oder behördliche Mitteilungspflichten bleiben davon unberührt.

Die übermittelten Informationen werden gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet.

Externe Meldestellen

Hinweisgebende Personen haben neben internen Meldemöglichkeiten auch die Option, sich direkt an eine offizielle externe Meldestelle zu wenden. In Deutschland stehen hierfür unter anderem folgende Stellen zur Verfügung:

Bundesamt für Justiz
Das Bundesamt für Justiz fungiert als zentrale externe Meldestelle für Hinweise auf Gesetzesverstöße. Weitere Informationen sowie die Möglichkeit zur Meldung finden Sie unter:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
Die BaFin nimmt Hinweise zu möglichen Verstößen im Finanzdienstleistungsbereich entgegen. Details zum Verfahren und zur Hinweisabgabe finden Sie hier:
https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html

Bundeskartellamt
Das Bundeskartellamt bietet eine anonyme Hinweisgeberplattform für Hinweise zu Wettbewerbsverstößen und Kartellsachverhalten:
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/channels?id=bkarta&language=ger